Die erfolgreiche Umsetzung von Projekten ist ein wesentlicher Bestandteil, um erfolgreich am Markt zu bestehen. Eine gründliche Vorbereitung, wie auch die ständige Begleitung, von Projekten ist dabei eine der erfolgversprechendsten Methoden!
Auf welche Punkte sollte man dabei am meisten achten und was kann eine Projektbegleitung durch einen unabhängigen Experten/Mediator zum Erfolg beitragen?
Was sind dabei die schwierigsten Fallgruben in einem Projekt:

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Die 5 häufigsten Pitfalls

  • Unklare Ziele

    Über die Zielsetzungen eines Projektes haben vor Projektbeginn selten alle Beteiligten eine einheitliche Meinung. Was das Projekt alles umsetzen soll, ist stark geprägt vom Betrachtungswinkel des Einzelnen. Dabei ist vor allem bei dem Einbezug von externen Partnern die Gefahr gross, während dem Verkaufprozesses unerfüllbare Erwartungen beim Kunden aufzubauen.

  • Scope Creep

    Die schleichende Veränderung des Projektumfangs ist eine permanente Gefahr. Die abgesprochenen Ziele im Projekt sind meistens nicht im Detail beschrieben und werden erst im Laufe des Projekts spezifisch ausformuliert. Darin besteht die grosse Gefahr, das Projektziel nachhaltig zu verändern. Vorher nicht abgesprochene Funktionen oder die umfangreichere Umsetzung von geplanten Anforderungen kommen hinzu ohne die finanziellen und zeitlichen Vorgaben entsprechend anzupassen.

  • Unklare Verantwortlung

    Eines der wichtigsten Themen im Projektalltag sind klare Verantwortlichkeiten und damit verbunden Kompetenzen. Leider sind diese nicht klar geregelt oder werden nicht so gelebt, wie es in der Projekt Governance vorgesehen ist.

  • Mangelnde Kommunikation

    Eine ehrliche und zeitnahe gegenseitige Information ist das Salz in der Suppe jeden Projekts! Sie ist die Voraussetzung dazu, Fehler gemeinsam rechtzeitig erkennen und korrigieren zu können.  Eine teamorientierte Unternehmenskultur, die eine gegenseitige Unterstützung fördert, ist innerhalb einer Firma manchmal schon mit grossen Hürden verbunden. Bei der Einbindung von externen Partnern kommen oft noch zusätzliche Hürden hinzu.

  • Fehlendes Vertrauen

    Der gegenseitige Respekt, eine offene Kommunikation und das Identifizieren gemeinsamer Ziele, wie auch das Akzeptieren von unterschiedlichen Interessen und Ansichten, ist nur möglich, wenn alle Projektbeteiligten sich ein gewisses Mass von gegenseitigem Vertrauen von Anfang einander entgegenbringen. Die Zeit, dieses Vertrauen am Anfang eines Projektes aufzubauen, ist keine vertane Zeit, sondern wird im Verlauf des Projektes einen wertvollen Vorteil bringen. Diese Vertrauensbasis kann nicht angeordnet werden, sondern muss ständig gepflegt und wenn möglich vertieft werden. Leider werden vertrauensbildende Massnahmen in den meisten Projekten erst dann miteinbezogen, wenn es bereits zu erheblichen Schwierigkeiten gekommen ist. Von dieser Basis aus, das Vertrauen wieder herzustellen, ist dann um ein Vielfaches schwieriger!

Was kann ein Mediator/ externer Experte dazu beitragen?

Die meisten Projektreviews / Mediationen finden statt, nachdem ernsthafte Schwierigkeiten das Projekt in Schieflage gebracht haben!

Eine Umkehrung der Vorgehensweise, nämlich die proaktive Begleitung des Projekts mit einer unabhängigen Person hilft, Schwierigkeiten und Unklarheiten bereits beim Entstehen nachhaltig anzupacken und zu klären. Die Nominierung eines Mediators /externen Experten in der Anfangsphase des Projekts gibt auch allen Projektbeteiligten die Sicherheit, aufkommende Themen platzieren zu können und in einer offenen Teamkultur das Projektziel vollumfänglich zu erreichen!

Dr. Thomas Schneider